Poți permite unei persoane de încredere, de exemplu un contabil sau un membru al familiei, să acționeze în numele tău în serviciul electronic fiscal printr-o împuternicire, fără să-i dai parola ta. Împuternicirea precizează cine poate face ce și pentru cât timp, iar tu o poți retrage oricând. Dacă te gândești să faci acest pas, merită să parcurgi mai întâi criteriile de mai jos.
Împuternicirea este actul prin care o persoană (mandantul) autorizează pe alta (mandatarul) să efectueze în numele ei anumite operațiuni, în limitele stabilite. În mediul electronic, ea permite ca accesul să se facă cu identitatea mandatarului, nu cu a ta, ceea ce este mai sigur decât partajarea parolei.
Criteriul 1: Ai într-adevăr nevoie de ajutor?
Întreabă-te dacă situația ta justifică acordarea accesului. Un contabil care îți depune declarațiile, un părinte în vârstă care nu se descurcă singur sau o persoană aflată în străinătate sunt cazuri frecvente. Dacă poți face singur operațiunile, nu e nevoie să le delegi. Acordă accesul numai când beneficiul este clar și nu există o alternativă simplă.
Gândește-te și la frecvență: pentru o singură operațiune ocazională, poate fi mai simplu să o faci împreună, cu persoana alături, decât să stabilești o împuternicire pe termen lung.
Criteriul 2: Cât de mare e încrederea?
Persoana pe care o împuternicești va vedea informații personale și financiare. Alege pe cineva în care ai încredere deplină și care înțelege responsabilitatea. Dacă este vorba de un contabil, verifică dacă lucrează în cadrul unei structuri recunoscute și dacă are asigurare profesională. Cere referințe și discută clar ce poate și ce nu poate face.
Nu acorda acces pe baza unei simple recomandări primite pe internet sau a unei oferte prea avantajoase.
Criteriul 3: Ce operațiuni vrei să delegi
Împuternicirea nu trebuie să fie totală. De cele mai multe ori, e suficient să delegi consultarea mesajelor sau depunerea unor declarații. Stabilește exact ce poate face mandatarul și limitează accesul la acele operațiuni. Ghidul despre înregistrarea în SPV și variantele de identificare explică modul în care se creează accesul, iar pe baza lui poți înțelege ce se poate delega ulterior.
Scrie în împuternicire, în cuvinte clare, drepturile acordate. Un text vag poate duce la interpretări diferite.
Criteriul 4: Pentru cât timp
Stabilește o durată potrivită. Pentru o operațiune de moment, împuternicirea poate fi pe câteva săptămâni; pentru o colaborare cu un contabil, poate fi pe un an, cu posibilitatea de reînnoire. Nu lăsa împuternicirile deschise fără termen. Notează data expirării și revizuiește periodic dacă mai ai nevoie de ea.
Când colaborarea se încheie, retrage împuternicirea imediat, nu mai târziu, și verifică dacă accesul a fost într-adevăr eliminat.
Criteriul 5: Cum păstrezi controlul
Păstrează o copie a împuternicirii și o listă a persoanelor care au acces. Verifică periodic mesajele și activitatea din cont, ca să știi ce s-a făcut în numele tău. Cere mandatarului să-ți trimită copii ale documentelor depuse și ale confirmărilor primite. Tu rămâi responsabil pentru corectitudinea declarațiilor trimise în numele tău, așa că nu semna sau nu aproba nimic pe care nu l-ai înțeles.
Ce să eviți
- să dai parola ta, chiar și unei persoane apropiate;
- să acorzi acces fără document scris;
- să lași împuternicirea nelimitată în timp;
- să nu verifici ce se face în numele tău;
- să nu retragi accesul când colaborarea s-a terminat.
Parola personală funcționează ca cheia de la casă: poți lăsa cuiva cheia unei camere, cu un acord clar, dar nu cheia întregii locuințe.
Un exemplu de împuternicire bine făcută
Gheorghe, un pensionar care are o chirie și nu se simte confortabil cu serviciile online, hotărăște să-i ceară nepotului său ajutorul. În loc să-i dea parola, stabilesc împreună un acces limitat: nepotul poate consulta mesajele și poate depune declarația anuală, pe o perioadă de un an. Gheorghe păstrează copia împuternicirii și își propune să verifice, la fiecare câteva luni, ce s-a făcut în contul său. La final de an, împuternicirea expiră, iar el decide dacă o reînnoiește.
Aranjamentul îi dă liniște: ajutorul există, dar controlul rămâne la el. Fiecare operațiune se face cu identitatea nepotului, deci se poate urmări cine a făcut ce.
Alternative la împuternicirea de lungă durată
Dacă ai nevoie de ajutor doar o dată, poți completa documentele împreună cu persoana de încredere, în prezența ta, fără să-i dai acces separat. Poți apela și la un contabil care depune declarațiile pe baza documentelor pe care i le dai, fără acces permanent la contul tău. Alege formula cu cel mai mic acces necesar pentru ce ai de făcut. Cu cât accesul e mai restrâns, cu atât riscul scade.
Ce se întâmplă dacă relația cu împuternicitul se strică
Retrage imediat accesul și anunță în scris instituția, dacă procedura o cere. Verifică ce operațiuni au fost făcute în numele tău, cere copii ale documentelor depuse și schimbă parolele conturilor conexe. Dacă ai suspiciuni de folosire abuzivă a accesului, consultă un jurist. Cu cât ai o evidență mai clară a împuternicirii, cu atât ești mai protejat în astfel de situații.
Un detaliu juridic care merită menționat
Împuternicirea nu te scutește de răspundere. Declarațiile depuse în numele tău produc efecte asupra ta, iar eventualele greșeli îți sunt imputabile. De aceea, cere să vezi ce se depune și păstrează copii. Dacă ai încredere în cineva, e firesc; dar încrederea se sprijină cel mai bine pe transparență și pe un document scris care spune clar ce s-a convenit.
Când ceri sfatul unui specialist
Dacă ai afaceri, venituri din mai multe surse sau dacă împuternicitul este o firmă, discută cu un jurist sau cu un contabil despre forma contractului și răspunderile părților. Pentru o imagine de ansamblu asupra serviciilor electronice, secțiunea ANAF online grupează ghidurile despre cont, mesaje și documente, într-un limbaj accesibil.
